集团官网-logo

第一条  为加强中国人保公益慈善基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，充分发挥档案在反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中国人保公益慈善基金会章程》等相关法律、法规，制定本办法。

第二条  基金会各类行政收发文件，应统一由秘书处备案登记，随时收发，随时登记。

第三条  年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档。

第四条  调阅存档资料，应严格办理手续。经秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可查阅。

第五条  秘书处办公室应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料带出基金会。所有工作人员都负有项目资料的保密义务。

第六条  在项目实施完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条  归档的文件材料必须按年度立卷，在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第八条  秘书处应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第九条  坚持收集、管理文件材料制度。指定专人负责管理基金会的文件材料，并保持相对稳定。

第十条  凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处统一收集管理。

第十一条  档案管理人员的职责

（一）严格执行保密规定，熟悉基金会的工作业务，收集基金会的各种文件材料。

（二）认真执行归档制度，对文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕。

第十二条  重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议纪要等。

第十三条  相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十四条  基金会对外发文与有关单位来往的文件。

第十五条 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、简报。

第十六条  基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十七条  基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的照片、视频等。

第十八条  建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，集中统一保管。

第十九条  秘书处应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用。

第二十条  会计档案是指会计凭证，会计账簿和会计报表等会计核算的专用资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

第二十一条  每年的会计档案，由财务管理处按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，并负责保管。

第二十二条  对会计档案做到妥善保管、存放有序，查找方便，同时，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁毁损，散失和泄密。

第二十三条  会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经财务管理处领导批准，但不得拆封原卷册，并应限期归还。查阅会计档案须经主管财务负责人同意。

第二十四条  会计档案的保管期限，按照《中国人保公益慈善财务管理制度》中相关规定执行。

第二十五条  会计档案保管期满，需要销毁时，由财务管理处提出销毁意见，会同秘书处共同鉴定，严格审查，编选会计档案销毁清册，报基金会领导批准后销毁。但对其中未了结的债权债务的原始凭证，应抽出另行立卷，由财务管理处保管到结清债权债务时为止。

按规定销毁会计档案时，应由秘书处和财务管理处共同派员监督。监销人在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告基金会领导。

第二十六条  由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第二十七条  本办法自2015年10月26日起执行。

第二十八条  本办法由基金会理事会负责解释和修订。